数字化采购:一个直接的材料视角

于2019年5月10日发布

在过去的几年里,数字化转型已经成为一个流行词,渗透到组织部门,包括采购部门。数字技术的实施被认为是中型到大型组织中大多数CPOs的首要任务。虽然软件市场对于间接材料采购来说是相对成熟的,但是组织仍然在努力寻找一套正确的解决方案来促进直接材料采购操作。在本文中,我们重点讨论了在直接材料采购中采用数字技术所面临的挑战,以及全球企业集团目前在直接采购操作中所采用的系统类型。

在很长一段时间内,公司跨国公司一直希望采用数字技术,特别是SaaS产品。然而,由于几个原因,大多数公司仍然努力接受这些技术。他们无法衡量投资回报(ROI),相对确定,或者管理层不会将采购视为大规模IT投资的战略优先事项。一些公司可能甚至具有实施数字解决方案的初始经验。

已开始采用这些技术的公司主要集中在间接材料采购中,这可以在跨区域和多个企业单位的购买要求进行比较轻松优化。然而,关于直接材料采购,对数字转型(对于大多数大型组织)的根本挑战来自全球断开连接和手动流程。对于全球集团,不同业务单位的过程中的差异以及大规模生产的独特要求与基于项目的业务(需要对采购平台的许多自定义)使采用共同的全球解决方案进行采购更具挑战性。

依赖独立的流程和系统会提高IT基础设施的运行成本,并阻碍IT资源的横向移动,因为每个系统都需要专业技能。它还增加了合同泄漏的机会,限制了节约的实现,阻碍了内部团队之间的协调。另一方面,目前使用手工流程和小众系统来管理大部分流程的企业无法实现内部和外部协作的理想水平,也无法确保设计、采购和制造团队之间的绝对一致。

大型全球组织如何管理直接材料采购?

大多数全球企业集团都部署了基于云的功能套件,以管理采购、供应商资质和合同管理(S2C)等上游采购流程。云解决方案优于基于erp的产品,以标准化系统和流程,提高灵活性,并优化组织的固定和经常性成本。

它们倾向于整合产品生命周期管理(PLM)解决方案和采购系统,从而自动地将在PLM解决方案中产生的材料(BOM)直接发送到采购溶液。这样的集成可确保从一开始就涉及设计过程中的采购,并且可以为各种因素提供输入,这不仅影响最终产品成本,而且提供质量,供应可用性,产品成分合理化和产品创新。它还用作协作集线器,用于在整个过程中进行的许多交互,包括内部和外部供应商,例如管理产品设计和工程中的迭代以及后续更改BOM结构。

一流的组织使用数字工具进行高级类别管理,高效采购,提高合规性和准确的预测。这些功能套件利用基于云的网络的便利性和灵活性,以将采购所需的组织范围的系统,信息,人员和流程联系起来,以有效地利用这些类别,产生更高的节省和提高市场时间。

尽管已经部署了软件,但是大部分的上游过程仍然是手工执行的(使用电子表格),甚至跨大型组织也是如此。在这种情况下,对于大多数组织来说,成功的数字化转型的关键因素仍然是确保公司内大规模采用这样的系统,并在用户教育、培训和查询纠正方面有效地利用变更管理策略。

直接采购材料的下游过程通常是作为材料需求计划(MRP)的一部分由ERP系统驱动的。MRP决定了要生产的产品的数量,进而决定了进入生产过程的部件或投入的数量。利用ERP解决方案管理采购请求,提高采购订单,管理工作流,处理付款,主数据管理,生成供应商绩效记分卡。这些系统在全球企业集团的每个业务中都有明确的管理,并且需要大量的工作和资源来维护它们。

现实情况是,目前市场上的大多数系统产品还没有达到有效地跨所有支出类别工作和管理整个源到付款过程所需的成熟水平,从从PLM系统集成新的物料清单,到采购、合同管理和制造执行集成。尽管数字化直接材料供应链的新的和改进的解决方案不断出现,但要使技术发展到组织可以利用整个来源支付过程的单一解决方案,还有很长的路要走。在那之前,大多数公司将继续依靠基于SaaS和erp的产品组合来管理直接的材料采购。


支持技术的新发展

一波新技术正在颠覆采购和供应链部门的数字事务现状。人工智能(AI)、区块链、物联网(IoT)、认知采购、聊天机器人和机器人过程自动化(RPA)正在从根本上改变组织内提供采购服务的方式。这些工具提高了效率,加速了流程并减少了错误。最重要的是,他们利用数据密切监测和影响采购职能的运作方式。