数字化采购:一个直接的材料视角

2019年5月10日出版

在过去的几年里,数字化转型已经成为一个流行词,渗透到组织部门,包括采购部门。数字技术的实施被认为是中型到大型组织中大多数CPOs的首要任务。虽然软件市场对于间接材料采购来说是相对成熟的,但是组织仍然在努力寻找一套正确的解决方案来促进直接材料采购操作。在本文中,我们重点讨论了在直接材料采购中采用数字技术所面临的挑战,以及全球企业集团目前在直接采购操作中所采用的系统类型。

很长一段时间以来,各个公司的采购组织都在寻求采用数字技术,特别是SaaS产品。然而,由于几个原因,大多数公司仍然难以接受这些技术。要么是他们无法相对确定地衡量投资回报(ROI),要么是管理层没有将采购视为大规模IT投资的战略优先级。一些公司甚至可能在实施数字解决方案的第一次经历中遭遇了糟糕的情况。

已经开始采用这些技术的公司主要关注于间接材料采购,这可以相对容易地进行优化,因为购买需求或多或少是跨地区和多个业务单位标准化的。然而,对于直接的材料采购来说,数字化转型(对大多数大型组织来说)的根本挑战来自于全球不连通和手工流程。对于全球企业集团来说,不同业务单元之间的流程差异以及大规模生产与基于项目的业务(需要在采购平台上进行大量定制)的独特需求,使得采用通用的全球采购解决方案变得更加困难。

依赖独立的流程和系统会提高IT基础设施的运行成本,并阻碍IT资源的横向移动,因为每个系统都需要专业技能。它还增加了合同泄漏的机会,限制了节约的实现,阻碍了内部团队之间的协调。另一方面,目前使用手工流程和小众系统来管理大部分流程的企业无法实现内部和外部协作的理想水平,也无法确保设计、采购和制造团队之间的绝对一致。

大型全球组织如何管理直接材料采购?

大多数全球企业集团都部署了基于云的功能套件,以管理采购、供应商资质和合同管理(S2C)等上游采购流程。云解决方案优于基于erp的产品,以标准化系统和流程,提高灵活性,并优化组织的固定和经常性成本。

他们倾向于将产品生命周期管理(PLM)解决方案和采购系统集成起来,从而将在PLM解决方案中创建的物料清单(bom)直接发送到采购解决方案的过程自动化。这样的集成确保采购从一开始就参与到设计过程中,并可以提供各种因素的输入,不仅影响最终产品的成本,而且还影响质量、供应可用性、产品组件合理化和产品创新。它还作为整个过程中发生的许多交互的协作中心,包括内部和与外部供应商的交互,例如管理产品设计和工程中的迭代,以及BOM结构的后续更改。

一流的组织使用数字工具进行先进的类别管理、高效的采购、改进的遵从性和准确的预测。这些功能套件利用了基于云的网络的便捷性和灵活性,将采购所需的全组织系统、信息、人员和流程连接起来,从而有效地获取类别,产生更高的节省,并改善上市时间。

尽管已经部署了软件,但是大部分的上游过程仍然是手工执行的(使用电子表格),甚至跨大型组织也是如此。在这种情况下,对于大多数组织来说,成功的数字化转型的关键因素仍然是确保公司内大规模采用这样的系统,并在用户教育、培训和查询纠正方面有效地利用变更管理策略。

直接采购材料的下游过程通常是作为材料需求计划(MRP)的一部分由ERP系统驱动的。MRP决定了要生产的产品的数量,进而决定了进入生产过程的部件或投入的数量。利用ERP解决方案管理采购请求,提高采购订单,管理工作流,处理付款,主数据管理,生成供应商绩效记分卡。这些系统在全球企业集团的每个业务中都有明确的管理,并且需要大量的工作和资源来维护它们。

现实情况是,目前市场上的大多数系统产品还没有达到有效地跨所有支出类别工作和管理整个源到付款过程所需的成熟水平,从从PLM系统集成新的物料清单,到采购、合同管理和制造执行集成。尽管数字化直接材料供应链的新的和改进的解决方案不断出现,但要使技术发展到组织可以利用整个来源支付过程的单一解决方案,还有很长的路要走。在那之前,大多数公司将继续依靠基于SaaS和erp的产品组合来管理直接的材料采购。


支持技术的新发展

一波新技术正在颠覆采购和供应链部门的数字事务现状。人工智能(AI)、区块链、物联网(IoT)、认知采购、聊天机器人和机器人过程自动化(RPA)正在从根本上改变组织内提供采购服务的方式。这些工具提高了效率,加速了流程并减少了错误。最重要的是,他们利用数据密切监测和影响采购职能的运作方式。